• Thành công hơn với KingBee

Phan mem nhan su cham cong tinh luong, phần mềm nhân sự, phần mềm nhân sự tốt nhất, quản lý nhân sự, cach quan ly nhan su hieu qua

Phan mem nhan su cham cong tinh luong, phần mềm nhân sự, phần mềm nhân sự tốt nhất, quản lý nhân sự, cach quan ly nhan su hieu qua

Phan mem nhan su cham cong tinh luong, phần mềm nhân sự, phần mềm nhân sự tốt nhất, quản lý nhân sự, cach quan ly nhan su hieu qua

TRÁNH THẢM HỌA KHI GỬI E-MAIL VỚI TÍNH NĂNG MỚI CỦA GMAIL VÀ OUTLOOK
03/03/2016

Lần cuối cùng bạn gửi mail rồi ngay lập tức hối hận vì mình đã gửi là khi nào? Có lẽ bạn quên đính kèm file? Hay bạn quên kiểm tra chính tả hoặc quên xóa những câu có tính chất cá nhân được trích (quote) lại trong email? Đừng lo, chúng tôi sẽ cứu nguy cho bạn bằng hướng dẫn sử dụng tính năng trì hoãn và hoàn tác gửi thư trong Outlook và Gmail.

 

Một Giám đốc Marketing nọ quá mệt mỏi vì các đồng nghiệp cứ ra vẻ là chuyên gia trong lĩnh vực của cô. Vậy nên khi một nhân viên thiết kế gửi cho cô một email hỏi về việc nên chọn câu trích dẫn nào cho brochure của một sản phẩm mới, cô đã bùng nổ cảm xúc.

“Thế nếu cậu làm việc của cậu, và tôi cứ làm việc của tôi thì sao!”, cô gõ một cách nhanh chóng và nhấn nút “Gửi”. Chỉ trong nửa giây sau, cô ước gì mình chưa từng gửi email đó. Tự bản thân cô biết rằng chỉ cần bỏ ra một vài phút cẩn trọng là đã có thể giải cứu bản thân khỏi việc phải lo chữa cháy khi mặt-đối-mặt với người đồng nghiệp bị xúc phạm kia.

Lần cuối cùng bạn gửi mail rồi ngay lập tức hối hận vì mình đã gửi là khi nào? Có lẽ bạn quên đính kèm file? Hay bạn quên kiểm tra chính tả hoặc quên xóa những câu có tính chất cá nhân được trích (quote) lại trong email? Hoặc có thể, như nhân vật hư cấu trên (nhưng khá phổ biến ngoài đời thực), bạn đã ở trong trạng thái ức chế và bạn ước mình đã trì hoãn việc gửi mail?

Đừng để những nội dung cẩu thả trong giao làm vướng chân bạn.

Cũng vì những lí do kiểu này mà một vài năm trước, tôi đã quyết định sẽ trì hoãn 2 phút trước khi gửi mọi email. Việc này đã giải cứu tôi rất nhiều lần khi tôi có thể lục Hộp thư đi và sửa những chỗ không chính xác; thêm file PowerPoint mà tôi quên đính kèm; hoặc sửa lại một tin nhắn mang sắc thái nhạy cảm. Tôi rất vui khi thông báo với bạn rằng việc này rất dễ dàng – nhưng nếu bạn đang dùng Outlook bản 2010 – bạn sẽ phải trải qua một số bước hơi lằng nhằng. Nhưng việc này dù sao cũng đáng.

CÀI ĐẶT CHO OUTLOOK

Bước 1: Trong File, hãy nhấp chuột vào “Info” và chọn "Manage Rules & Alerts":

Bước 2: Trong tab “Email Rules”, bạn hãy chọn “New Rule”:

và trong cửa sổ mới hiện lên, ở mục “Start from a blank rule”, nhấp chuột vào lựa chọn “Apply rule on messages I send.” và ấn “Next” 

Bước 3: Outlook sẽ mở ra một hộp thoại chứa một số điều kiện – bạn không cần phải chọn cái nào cả, chỉ cần tiếp tục ấn “Next” để Outlook hiểu bạn muốn áp dụng lệnh này cho mọi tin nhắn bạn gửi đi mà thôi.

Bước 4: Tiếp theo chúng ta sẽ chọn hành động. Sau bước trên, hộp thoại “Rules Wizard” sẽ hiện ra và bạn hãy chọn hành động “Defer delivery by _ minutes” (trì hoãn việc gửi thư trong _ phút). Bạn chỉ cần điền vào chỗ trống là xong. Tôi chọn 2 phút, bởi thường thì tôi mất đến 1 phút mới nhận ra được mình quên làm gi!

Bước 5: Nhấn “Next” và chọn bất kì ngoại lệ nào bạn muốn cho lệnh bạn mới đặt. Tiếp, ấn “Next” và “Finish” (Đừng quên bước cuối này nhé, nếu không mọi cú nhấp chuột của bạn sẽ trở nên vô nghĩa).

CÀI ĐẶT CHO GMAIL

Nếu bạn sử dụng Gmail, thì bạn gặp may đấy, bởi Google mới thêm chức năng “Undo send” (Hoàn tác gửi), giúp cho mọi việc trở nên dễ dàng hơn. Để kích hoạt tính năng này:

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc phải phía trên và chọn “Settings”

Bước 2: Kéo xuống khoảng 1/3 trang và tìm phần “Undo Send”; tick vào ô “Enable Undo Send” rồi chọn giữa 5, 10, 20, 30 giây cho tính năng hoàn tác gửi thư. Một lần nữa, tôi sẽ chọn khoảng thời gian dài nhất bởi nó giúp bạn kịp nhận ra báo động đỏ và chữa cháy

Nhớ là hãy ấn “Save Changes” để lưu thay đổi.

3 CA CHỮA CHÁY PHỔ BIẾN NHẤT

Ngăn chặn một thảm họa như những gì đã xảy ra với Grier chỉ là một cách mà việc trì hoãn gửi thư có thể giúp bạn mà thôi. Nhưng có lẽ đó không phải tác dụng lớn nhất. Theo kinh nghiệm của tôi, 3 ca chữa cháy hữu ích nhất bao gồm gửi nhầm tin nhắn, quên kết thư, và vô ý tỏ thái độ vô ơn.

Gửi nhầm tin nhắn có nghĩa là người nhận đọc email không theo đúng thứ tự trong chuỗi, trả lời một câu hỏi mà đã được các mail sau giải đáp. Hoặc, khi một người ngồi trả lời hàng loạt email offline (ngoại tuyến) một cách năng suất vào buổi đêm trên chuyến bay, một vài giờ sau khi xuống máy bay, những email này được đồng bộ hóa và gửi đi, còn anh ta/cô ta lại ngỡ ngàng trước việc một số tiêu chí đã thay đổi khi mình đang ở đâu đó trên vùng trời Nebraska. Và thế là trong chuỗi email, phản hồi này đè lên phản hồi kia, mọi thứ sẽ trở nên lộn xộn hết cả.

Ngoại lệ có thể xảy ra, một cách mà bạn không hay biết, trong trường hợp thư gửi đi cho cả một nhóm lớn. Hãy chữa cháy ngay nếu chưa ai kịp nhận ra bạn đã quên đưa thông tin về các đối tác truyền thông, hay người sáng lập công ty!

Pha giải cứu ưa thích của tôi là cứu chữa việc tỏ ra thiếu thành ý. Cho dù chúng ta trân trọng những người mà bản thân mình dựa  vào đến đâu, thì một cách rất thường xuyên, email của chúng ta lại cứ nhảy bổ trực tiếp vào công việc luôn. Và khi email được gửi đi rồi, chúng ta mới nhận ra mình định mở đầu email với lời cảm ơn, và kết mail với câu bày tỏ sự trân trọng. May thay, trì hoãn 2 phút cho chúng ta cơ hội thứ hai để làm điều này.

CÁC NHƯỢC ĐIỂM

Không có thay đổi nào không đi kèm nhược điểm, và có ít nhất hai điều khi nói đến trì hoãn gửi thư. Một là, trong một cuộc họp hoặc một cuộc gọi hội nghị, bạn sẽ không thể truyền tài liệu ngay lập tức cho mọi người. Trong thời đại luôn đòi hỏi sự thỏa mãn ngay tức thì, mọi người có thể cáu kỉnh khi chờ email của bạn được gửi đi (dù chỉ là 2 phút!). Hai là, khi trả lời email trên máy bay ngay khi đội ngũ tiếp viên nhắc nhở mọi người tắt các thiết bị điện tử, bạn sẽ phải tìm cách để có thể có thêm một vài phút.

Nhưng những bất bình đó khá nhạt nhòa so với điểm mạnh. Trong một thế giới kỹ thuật số, chúng ta vẫn cần phải suy nghĩ trước khi nói. Và với một email gửi trễ, chúng ta có thể suy nghĩ lại sau ngay khi gửi email.

 

KHÁCH HÀNG NÓI GÌ VỀ CHÚNG TÔI
Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự

Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự - Công ty TNHH Việt Pan Pacific Thanh Hóa

Việt Pan là đơn vị trong lĩnh vực may mặc của Hàn Quốc, số lượng công nhân hơn 5000 nên việc sử dụng phần mềm nhân sự đã được Ban lãnh đạo quan tâm. Làm việc với đội ngũ Tư vấn và Lập trình KingBee tôi hoàn toàn yên tâm và quyết định chọn KingBee cho công việc quản lý. Tôi đánh giá rất cao về tính tùy biến và hiệu suất làm việc nhanh của KingBee.
Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự

Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự - Nashakiyo Limited

Trước khi sử dụng phần mềm KingBee của Công ty CP Công nghệ ATO chúng tôi đã sử dụng 1 vài phần mềm của đơn vị khác nhưng không đáp ứng hết được các yêu cầu sử dụng. Tôi đánh giá cao tính tùy biến của phần mềm, hơn hết là chất lượng phục vụ sau bán hàng của ATO khiến tôi luôn an tâm.
Mrs Dương - Hành chính nhân sự

Mrs Dương - Hành chính nhân sự - Công ty HJC

Là doanh nghiệp Hàn Quốc hoạt động tại Việt Nam, HJC tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân sự quản lý theo đặc thù yêu cầu. Được biết đến KingBee qua nhiều công ty Hàn Quốc khác, HJC đã lựa chọn sử dụng. Mọi nghiệp vụ hồ sơ, chấm công, tính lương mà KingBee giúp tôi luôn an tâm trong công việc hàng ngày. Bộ phận Support của KingBee chuyên nghiệp, nhanh chóng, nghiệp vụ chuyên môn cao. Cảm ơn KingBee !
Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự

Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự - Công ty Bất động sản New Way

Lúc đầu công ty New Way chỉ mua máy chấm công của KingBee. Sau một thời gian công ty phát triển hệ thống Bắc Nam, số lượng nhân viên cũng tăng lên đòi hỏi cần phần mềm quản lý. Chúng tôi tiếp tục tin tưởng KingBee và triển khai hệ thống đồng bộ. Mọi việc đều rất tốt, phần mềm, đội ngũ hỗ trợ sau bán...
Mr Nghiêm - IT

Mr Nghiêm - IT - Trung tâm chiếu phim quốc gia

Trung tâm chiếu phim Quốc gia là đơn vị đặc thù quản lý nhiều ca, lịch làm việc khác nhau. Nếu như trước kia dùng thủ công rồi nhập vào Excel không quản lý tự động và thống kê chi tiết, chính xác được. Sau khi sử dụng phần mềm quản lý chấm công KingBee mọi việc đều trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết. Mọi thứ đều tự động, hoàn toàn dễ kiểm soát và tự động lập báo cáo khi cần. Sau một thời gian, tôi và bộ phận Nhân sự sử dụng, tôi đánh giá cao và tin tưởng sử dụng KingBee
CHÚNG TÔI Ở ĐÂY ĐỂ PHỤC VỤ BẠN
Tiến Duy
Tư vấn viên - Tiến Duy
0944.774.111
atosoftware5 atosoftware5
Tâm Châu
Tư vấn viên - Tâm Châu
0911.420.566
tamchau@ato.vn
Hỗ trợ 24/7
Tư vấn viên - Hỗ trợ 24/7
0944.774.111
atohrm5 atosoftware5
Đỗ Hoa
Tư vấn viên - Đỗ Hoa
0911.421.566
atohrm1 atohrm1
© Copyright 2008-2015. KingBee là phần mềm của Công ty CP Công nghệ ATO
0944.774.111 - 096.222.7777