• Thành công hơn với KingBee

Mẹo Outlook giúp giải quyết các công việc hàng ngày nhanh hơn
15/11/2015

Microsoft Outlook phức tạp quá à! Hôm nay KingBee chỉ bạn các phím tắt hay, cách giải quyết khi mail đầy, lấy lại mail khi lỡ chọn gửi, và nhiều mẹo khác nữa.

Microsoft Outlook phức tạp quá à! Hôm nay KingBeer chỉ bạn các phím tắt hay, cách giải quyết khi mail đầy, lấy lại mail khi lỡ chọn gửi, và nhiều mẹo khác nữa.

outlook-2010-header
Chia Sẻ
Đố các bạn việc đầu tiên mà Vui Vẻ nhận vào ngày đầu đi làm là gì? Anh sếp bảo: “Em hãy tập làm quen với Outlook đi!”

 

Đúng thật vậy, khi Vui Vẻ mở Outlook lên thì trời ơi, sao mà tùm lum chức năng, ngay cả nút soạn email nằm ở đâu Vui Vẻ phải nhìn hoài mới tìm được. Đúng là đó giờ toàn xài GMAIL không à, nên đụng vô Outlook là mù tịt luôn.

 

Cũng như những lần trước, Vui Vẻ lên mạng tìm các phím tắt hay và các cách thực hiện những việc làm thông thường để chia sẻ cho các bạn, để bạn làm việc được nhanh hơn đó!

 

Các phím tắt hay trong Outlook

Hãy nhớ lại các công việc hàng ngày mà bạn phải tương tác với Outlook. Có phải chỉ là soạn mail mới, reply email, reply email cho tất cả mọi người, và forward không?

 

Vậy hãy thử những phím tắt đơn giản sau đây để đỡ phải đụng đến con chuột làm mất hết mấy giây quý giá của người làm văn phòng nhé:

 

  • Soạn mail mới, lịch họp mới: Ctrl + N
  • Reply email cho người gửi: Ctrl + R
  • Reply email cho tất cả mọi người: Ctrl + Shift + R
  • Forward email: Ctrl + F
  • Chuyển đổi qua lại giữa các tab Mail, Calendar, Contact, và Tasks: Ctrl + 1, 2, 3, 4
  • Chuyển đổi qua lại giữa các mail (điều kiện là bạn đã mở cửa sổ đọc mail rồi): Ctrl + . (chấm) hoặc , (phẩy)
  • Tìm kiếm tên: F11
  • Tìm kiếm thư: F9

Dùng ngôn ngữ tự nhiên khi đặt lịch họp

Làm ở văn phòng, đặt lịch họp cũng là việc thường xuyên bạn phải làm. Nhưng thay vì hẹn thời gian bằng cách ngồi mò mẫm những con số trong lịch như thế này:

 

calendar outlook

 

Hãy thử gõ bằng ngôn ngữ tự nhiên (rất tiếc là phải gõ bằng tiếng Anh) vào khung ngày tháng, ví dụ như: 3 days after tomorrow. Outlook sẽ tự động tìm đúng đến ngày đó cho bạn.

 

calendar outlook 1

 

Mail đầy rồi, lưu lại thôi!

Vui Vẻ cảm thấy ghen tị với mấy bạn làm ở công ty có dung lượng lưu trữ hộp mail outlook lên đến mấy Gb. Ở công ty Vui Vẻ, cứ lâu lâu là Vui Vẻ phải lưu email (archive) lại để có thêm chỗ trống cho mail mới vào đó. Bạn nào gặp tình trạng như Vui Vẻ thì làm theo hướng dẫn này nha:

 

  • Vào File chọn Archive…
  • Browse để chọn folder và tạo tập tin lưu mail vào

 

outlook 1

 

  • Chọn hộp mail để archive

 

outlook 2

 

Vậy là xong. Sau này khi muốn kiểm tra lại các mail cũ, bạn chỉ cần vào lại folder Archive như sau:

 

outlook 3

 

Hẹn giờ gửi email

Giả sử bạn làm xong việc sếp giao vào chiều nay. Sếp thì đã về rồi. Bạn cũng muốn gửi mail ngay lúc này vì sợ sáng mai lu bu quên mất. Thế nhưng bạn cũng sợ rằng từ giờ tới tối sẽ có rất nhiều đồng nghiệp “spam” hộp mail của sếp làm email của bạn chạy tuốt xuống phía dưới. Sáng hôm sau sếp nhiều khi bỏ qua luôn email của bạn. Vậy thì hãy thử hẹn giờ gửi email của bạn ngay trong Outlook nhé!

 

Hãy:

  • Soạn một email
  • Mở hộp thoại Option trên thanh công cụ
  • Chọn Do not deliver before và nhập vào thời gian mong muốn

 

outlook 4

 

Vậy là xong. Bảo đảm sáng hôm sau email của bạn sẽ đến đúng hẹn.

 

Lỡ gửi nhầm 1 email! Recall ngay!

Cách đây không lâu, Google có chức năng Undo Send cho những bạn làm lỡ gửi mail rồi mà đột nhiên thấy điều gì sai sót nên muốn lấy mail lại. Outlook cũng có 1 chức năng tương tự vậy, gọi là Recall.

 

Để Recall mail thì bạn hãy làm như sau nhé:

 

  • Chọn email vừa gửi trong hộp thư Sent
  • Ở thẻ Action, chọn Other Actions và chọn Recall This Message

 

outlook 5

 

Nhưng mà email của bạn chỉ lấy lại được khi người nhận chưa mở cửa sổ Outlook lên thôi. Chứ nếu họ đang mở cửa sổ Outlook, dù cho họ chưa mở mail của bạn ra thì bạn cũng không thể recall được. Vậy nên nhớ đọc lại email thật kỹ trước khi gửi nha.

 

KHÁCH HÀNG NÓI GÌ VỀ CHÚNG TÔI
Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự

Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự - Công ty TNHH Việt Pan Pacific Thanh Hóa

Việt Pan là đơn vị trong lĩnh vực may mặc của Hàn Quốc, số lượng công nhân hơn 5000 nên việc sử dụng phần mềm nhân sự đã được Ban lãnh đạo quan tâm. Làm việc với đội ngũ Tư vấn và Lập trình KingBee tôi hoàn toàn yên tâm và quyết định chọn KingBee cho công việc quản lý. Tôi đánh giá rất cao về tính tùy biến và hiệu suất làm việc nhanh của KingBee.
Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự

Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự - Nashakiyo Limited

Trước khi sử dụng phần mềm KingBee của Công ty CP Công nghệ ATO chúng tôi đã sử dụng 1 vài phần mềm của đơn vị khác nhưng không đáp ứng hết được các yêu cầu sử dụng. Tôi đánh giá cao tính tùy biến của phần mềm, hơn hết là chất lượng phục vụ sau bán hàng của ATO khiến tôi luôn an tâm.
Mrs Dương - Hành chính nhân sự

Mrs Dương - Hành chính nhân sự - Công ty HJC

Là doanh nghiệp Hàn Quốc hoạt động tại Việt Nam, HJC tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân sự quản lý theo đặc thù yêu cầu. Được biết đến KingBee qua nhiều công ty Hàn Quốc khác, HJC đã lựa chọn sử dụng. Mọi nghiệp vụ hồ sơ, chấm công, tính lương mà KingBee giúp tôi luôn an tâm trong công việc hàng ngày. Bộ phận Support của KingBee chuyên nghiệp, nhanh chóng, nghiệp vụ chuyên môn cao. Cảm ơn KingBee !
Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự

Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự - Công ty Bất động sản New Way

Lúc đầu công ty New Way chỉ mua máy chấm công của KingBee. Sau một thời gian công ty phát triển hệ thống Bắc Nam, số lượng nhân viên cũng tăng lên đòi hỏi cần phần mềm quản lý. Chúng tôi tiếp tục tin tưởng KingBee và triển khai hệ thống đồng bộ. Mọi việc đều rất tốt, phần mềm, đội ngũ hỗ trợ sau bán...
Mr Nghiêm - IT

Mr Nghiêm - IT - Trung tâm chiếu phim quốc gia

Trung tâm chiếu phim Quốc gia là đơn vị đặc thù quản lý nhiều ca, lịch làm việc khác nhau. Nếu như trước kia dùng thủ công rồi nhập vào Excel không quản lý tự động và thống kê chi tiết, chính xác được. Sau khi sử dụng phần mềm quản lý chấm công KingBee mọi việc đều trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết. Mọi thứ đều tự động, hoàn toàn dễ kiểm soát và tự động lập báo cáo khi cần. Sau một thời gian, tôi và bộ phận Nhân sự sử dụng, tôi đánh giá cao và tin tưởng sử dụng KingBee
CHÚNG TÔI Ở ĐÂY ĐỂ PHỤC VỤ BẠN
Tiến Duy
Tư vấn viên - Tiến Duy
0944.774.111
atosoftware5 atosoftware5
Tâm Châu
Tư vấn viên - Tâm Châu
0911.420.566
tamchau@ato.vn
Nguyễn Mỹ
Tư vấn viên - Nguyễn Mỹ
0911.431.566
atosoftware8
Đỗ Hoa
Tư vấn viên - Đỗ Hoa
0911.421.566
atohrm1 atohrm1
© Copyright 2008-2015. KingBee là phần mềm của Công ty CP Công nghệ ATO
0944.774.111 - 096.222.7777