• Thành công hơn với KingBee

phan mem nhan su

phan mem nhan su tien luong

phan mem quan ly nhan su

Thực trạng giải pháp chấm công tại các doanh nghiệp
04/07/2016

Để có thể quản lý chấm công trong doanh nghiệp, người làm nhân sự phải am hiểu các phương pháp chấm công có thể áp dụng, vận dụng đúng với mục đích của doanh nghiệp (đặc trưng ngành nghề và công việc) cũng như định mức có thể đầu tư (kinh phí), tổ chức thực hiện được (con người).

Đối với quy trình chấm công, thường được phân loại với các đặc trưng:

1. Đặc trưng của chấm công trong văn phòng (Hành chính)

  • Không ảnh hưởng tới lịch làm việc
  • Không được quan tâm đầy đủ
  • Có thực hiện nhưng không chú trọng
  • Kết quả có thể du di và tạm được

2. Đặc trưng của chấm công đặc thù: giáo viên, giảng viên (theo tiết), bác sỹ (theo ca trực), bán hàng, dịch vụ, khoán, …

  • Tác động trực tiếp tới lịch làm việc
  • Đòi hỏi quy định rõ ràng và theo dõi liên tục, lịch được thông báo thường xuyên tới người nhận lịch
  • Ảnh  hưởng tới hiệu quả công việc do thời gian làm việc ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả công việc
  • Kết quả phải chính xác và kiểm xoát điều chỉnh kịp thời để tăng hiệu quả

3. Đặc trưng của chấm công trong quản lý sản xuất

Tác động trực tiếp tới lịch làm việc, vì sản xuất sẽ kém hiệu quả khi một khâu chậm hơn, hoặc có những khâu sẽ không vận hành được nếu thiếu người, từ đó sẽ anh hưởng tới hiệu quả sản xuất. Lịch làm việc này rất quan trọng nên cần làm tốt, kết quả phải chính xác, kịp thời và được cập nhật nhanh.

Nhưng thông thường một tổ chức sẽ sử dụng tổng hợp nhiều hình thức để theo dõi chấm công cho các loại hình nhân viên khác nhau như: Quản lý và chuyên gia (theo hiệu quả công việc, không cần chấm công chính xác, sẽ áp dụng lịch linh hoạt), Khối văn phòng hành chính (áp dụng lịch hành chính), khối thực hiện công việc theo ca, ca trực, theo tiết, thường xuất hiện trong ngành bán hàng, giáo dục và y tế, khối công việc sản xuất trực tiếp thì làm việc theo ca kíp làm việc rõ ràng.

Công cụ sử dụng chấm công

  1. Chấm bằng form giấy, máy quẹt thẻ giấy, sau đó tổng hợp lên bảng tính
  2. Chấm bằng Excel đơn thuần.
  3. Excel kết hợp phần mềm nhân sự – chấm công
  4. Chấm bằng máy chấm công, nhưng kết quả được xử lý thủ công
  5. Chấm bằng phần mềm nhân sự – chấm công và kết hợp máy chấm công

Các phương pháp thực hiện chấm công thường gặp

  • Phòng nhân sự tự chấm bằng (Excel, phần mềm, máy chấm công)
  • Trưởng bộ phận chấm gửi về phòng nhân sự tổng hợp (Giấy, Excel)
  • Nhân viên quẹt thẻ, nhân sự nhận dữ liệu và xử lý
  • Nhân viên đăng ký và các cấp cập nhật (Phần mềm chấm vắng mặt)
  • Phối hợp đồng bộ giữa thiết bị hỗ trợ, quy định, và bộ phận nhân sự
  •  

 

Chấm bằng form giấy, máy quẹt thẻ giấy

  • Dữ liệu sẽ được nhân viên tự chấm tại máy chấm thẻ giấy, hay trưởng bộ phận chấm vào bảng giấy
  • Dữ liệu chuyển về phòng nhân sự tổng hợp

Đặc trưng

  • Dữ liệu có tính chất thủ công
  • Khó kiểm soát do nhiều nguồn thực hiện nhưng không có công cụ kiểm soát chéo
  • Kết quả có thể thay đổi do người chấm trực tiếp quyết định
  • Mất nhiều thời gian tổng hợp
  • Có thể sai do nhập liệu lại
  • Dữ liệu không tức thời, thông tin chậm trễ

Chấm bằng form Excel

  • Dữ liệu được trưởng bộ phận chấm gửi về phòng nhân sự
  • Dữ liệu được phòng nhân sự chấm trực tiếp qua nhân viên chấm công

Đặc trưng

  • Tiến bộ hơn là có data sẵn sàng nên chuyển đổi vào 1 hệ thống khác thuận lợi hơn.

Chấm bằng form Excel kết hợp phần mềm nhân sự chấm công

  • Dữ liệu được trưởng bộ phận chấm gửi về phòng nhân sự
  • Dữ liệu được phòng nhân sự chấm trực tiếp qua nhân viên chấm công
  • Phần mềm nhân sự (phần mềm chấm công) nhận thông tin từ data Excel và lưu vào Database, sử dụng cho các việc khác dễ dàng

Đặc trưng

  • Dữ liệu vẫn có tính chất thủ công, nhưng chuẩn hóa form Excel
  • Kết quả vẫn có thể chỉnh sửa do người chấm trực tiếp quyết định (lưu vết chỉnh sửa)
  • Mất thời gian tổng hợp lại
  • Tiến bộ hơn là có data sẵn sàng nên dễ chuyển đổi vào 1 hệ thống khác thuận lợi hơn- Import vào phần mềm nhân sự (phần mềm chấm công)

Chấm bằng máy chấm công nhưng xử lý dữ liệu thủ công

  • Dữ liệu được máy chấm công ghi nhận
  • Phần mềm nhân sự (phần mềm chấm công) kèm theo máy chấm công chỉ làm đươc các việc cơ bản, dẫn tới dữ liệu cần được nhân sự xử lý lại khi cần cho các việc phức tạp

Đặc trưng

  • Dữ liệu đã được chuẩn hóa, nhưng vẫn can thiệp thủ công nhiều
  • Kiểm soát tốt hơn do có công cụ kiểm soát chéo (dữ liệu trên máy chấm công), nhưng vẫn gặp khó khăn do xử lý lại data thô từ máy chấm công
  • Tiến bộ hơn là có data sẵn sàng dễ nên chuyển đổi vào 1 hệ thống khác thuận lợi hơn - Import vào phần mềm nhân sự (phần mềm chấm công)

Chấm bằng phần mềm nhân sự (phần mềm chấm công) và kết hợp máy chấm công

  • Dữ liệu được máy chấm công ghi nhận
  • Phần mềm gán các quy định về lịch làm việc
  • Đọc dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm nhân sự (phần mềm chấm công)
  • Kết hợp các quy định và xử lý dữ liệu ra kết quả, đưa vào phần tính lương của phần mềm nhân sự tiền lương để thực hiện tính toán, giúp đồng nhất kết quả làm việc giữa các khâu.

Đặc trưng

  • Dữ liệu và quy tắc đã được chuẩn hóa phần mềm nhân sự
  • Kiểm soát tốt hơn do có công cụ kiểm soát chéo (dữ liệu trên máy chấm công)
  • Dữ liệu được xử lý nhanh chóng giữa quy định và data thực tế (tất cả đều đã có trong hệ thống phần mềm)
  • Phòng nhân sự chỉ làm nhiệm vụ kiểm soát và điều chỉnh khi phát sinh

Các đặc điểm chi tiết khác khi chấm bằng phần mềm và kết hợp máy chấm công

  • Dữ liệu được máy chấm công ghi nhận
  • Phần mềm gán các quy định: Đi ca, xoay ca, đổi ca, tăng ca, đi trễ, về sớm, …
  • Cho phép nhân sự quản lý công nhân và các trưởng bộ phận đăng ký khi phát sinh ca làm việc bất thường
  • Cho phép nhân viên đăng ký giờ làm việc tại 01 ngày bất thường và cấp quản lý duyệt: công tác, đi học, nghỉ phép, …
  • Đọc dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm
  • Dựa trên các quy định và xử lý dữ liệu ra kết quả
  • Cho phép nhân viên quản lý chấm công xuất dữ liệu đối chiếu với quản lý khi dữ liệu bất thường

Những khó khăn cơ bản thường gặp

  • Tổ chức chấm công thường chưa được quy định thành văn bản rõ ràng, mà việc tổ chức thường được truyền đạt hoặc nằm rãi rác ở một số khâu.
  • Đối với chấm công có nhiều nhân viên, khó khăn sẽ là dữ liệu nhiều, nên quá trình kiểm tra mất nhiều thời gian khi có sự bất thường hoặc khó phát hiện do dữ liệu chưa được tổ chức theo dõi khoa học.
  • Đưa công nghệ vào ứng dụng thường thiếu đồng bộ
  • Khó phối hợp thực hiện khi yêu cầu chấm công phức tạp từ nhiều khâu công việc khác nhau.

 

 

 Kết luận: để có thể thực hiện chấm công dễ dàng và chuyên nghiệp, người làm nhân sự cần

- Am hiểu các phương pháp chấm công có thể áp dụng.

- Vận dụng đúng với mục đích của doanh nghiệp bạn (đặc trưng ngành nghề và công việc của bạn).

- Và có thể đầu tư (kinh phí), tổ chức thực hiện được (con người).

KHÁCH HÀNG NÓI GÌ VỀ CHÚNG TÔI
Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự

Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự - Công ty TNHH Việt Pan Pacific Thanh Hóa

Việt Pan là đơn vị trong lĩnh vực may mặc của Hàn Quốc, số lượng công nhân hơn 5000 nên việc sử dụng phần mềm nhân sự đã được Ban lãnh đạo quan tâm. Làm việc với đội ngũ Tư vấn và Lập trình KingBee tôi hoàn toàn yên tâm và quyết định chọn KingBee cho công việc quản lý. Tôi đánh giá rất cao về tính tùy biến và hiệu suất làm việc nhanh của KingBee.
Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự

Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự - Nashakiyo Limited

Trước khi sử dụng phần mềm KingBee của Công ty CP Công nghệ ATO chúng tôi đã sử dụng 1 vài phần mềm của đơn vị khác nhưng không đáp ứng hết được các yêu cầu sử dụng. Tôi đánh giá cao tính tùy biến của phần mềm, hơn hết là chất lượng phục vụ sau bán hàng của ATO khiến tôi luôn an tâm.
Mrs Dương - Hành chính nhân sự

Mrs Dương - Hành chính nhân sự - Công ty HJC

Là doanh nghiệp Hàn Quốc hoạt động tại Việt Nam, HJC tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân sự quản lý theo đặc thù yêu cầu. Được biết đến KingBee qua nhiều công ty Hàn Quốc khác, HJC đã lựa chọn sử dụng. Mọi nghiệp vụ hồ sơ, chấm công, tính lương mà KingBee giúp tôi luôn an tâm trong công việc hàng ngày. Bộ phận Support của KingBee chuyên nghiệp, nhanh chóng, nghiệp vụ chuyên môn cao. Cảm ơn KingBee !
Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự

Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự - Công ty Bất động sản New Way

Lúc đầu công ty New Way chỉ mua máy chấm công của KingBee. Sau một thời gian công ty phát triển hệ thống Bắc Nam, số lượng nhân viên cũng tăng lên đòi hỏi cần phần mềm quản lý. Chúng tôi tiếp tục tin tưởng KingBee và triển khai hệ thống đồng bộ. Mọi việc đều rất tốt, phần mềm, đội ngũ hỗ trợ sau bán...
Mr Nghiêm - IT

Mr Nghiêm - IT - Trung tâm chiếu phim quốc gia

Trung tâm chiếu phim Quốc gia là đơn vị đặc thù quản lý nhiều ca, lịch làm việc khác nhau. Nếu như trước kia dùng thủ công rồi nhập vào Excel không quản lý tự động và thống kê chi tiết, chính xác được. Sau khi sử dụng phần mềm quản lý chấm công KingBee mọi việc đều trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết. Mọi thứ đều tự động, hoàn toàn dễ kiểm soát và tự động lập báo cáo khi cần. Sau một thời gian, tôi và bộ phận Nhân sự sử dụng, tôi đánh giá cao và tin tưởng sử dụng KingBee
CHÚNG TÔI Ở ĐÂY ĐỂ PHỤC VỤ BẠN
Tiến Duy
Tư vấn viên - Tiến Duy
0944.774.111
atosoftware5 atosoftware5
Tâm Châu
Tư vấn viên - Tâm Châu
0911.420.566
tamchau@ato.vn
Hỗ trợ 24/7
Tư vấn viên - Hỗ trợ 24/7
0944.774.111
atohrm5 atosoftware5
Đỗ Hoa
Tư vấn viên - Đỗ Hoa
0911.421.566
atohrm1 atohrm1
© Copyright 2008-2015. KingBee là phần mềm của Công ty CP Công nghệ ATO
0944.774.111 - 096.222.7777