• Thành công hơn với KingBee

Phan mem nhan su cham cong tinh luong, phần mềm nhân sự, phần mềm nhân sự tốt nhất, quản lý nhân sự, cach quan ly nhan su hieu qua

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG LƯU ĐỒ ĐỂ TRUYỀN TẢI THÔNG TIN TRỰC QUAN VÀ DỄ HIỂU
03/03/2016

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu lưu đồ là gì, tại sao chúng lại hữu ích và làm thế nào bạn có thể sử dụng loại biểu đồ này trong các tài liệu và thể hiện những quy trình trong kinh doanh.

 

Hãy thử dừng lại giây lát và nghĩ về những quy trình mà tổ chức của bạn đang áp dụng. Thường thì sẽ có một quy trình quản lý giao tiếp nội bộ, một quy trình khác để kiểm tra lỗi sản phẩm và lại có một quy trình khác nữa để hướng dẫn các nhân viên đăng kí bảo hiểm sức khỏe chẳng hạn.

Nếu bạn muốn cải tiến một trong những quy trình này, bạn cần phải hiểu việc gì sẽ phải hoàn thành ở mỗi khâu trong quy trình đó. Và đây là lúc mà lưu đồ phát huy tác dụng. Công cụ này thể hiện một cách trực quan các bước, các quyết định và các hoạt động liên quan đến một quy trình, và những nội dung này được trình bày một cách dễ hiểu.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu lưu đồ là gì, tại sao chúng lại hữu ích và làm thế nào bạn có thể sử dụng loại biểu đồ này trong các tài liệu và thể hiện những quy trình trong kinh doanh.

LƯU ĐỒ LÀ GÌ?

Frank Gilbreth, một kĩ sư người Mỹ, được cho là người đầu tiên tài liệu hóa một quy trình. Năm 1921, ông đã giới thiệu ý tưởng này tới Hội các kĩ sư cơ khí tại Mỹ. Những người làm việc trong lĩnh vực kỹ thuật công nghiệp và sản xuất nhanh chóng áp dụng ý tưởng này và ngày nay, các tổ chức sử dụng lưu đồ với rất nhiều mục đích.

Lưu đồ (hay biểu đồ tiến trình) là một loại biểu đồ rất dễ hiểu, trình bày các khâu trong một quy trình liên kết với nhau như thế nào. Sự đơn giản khiến lưu đồ trở thành một loại công cụ hữu ích để mô tả cách các quy trình vận hành, và để tài liệu hóa cách làm một công việc cụ thể. Hơn nữa, việc sử dụng lưu đồ để sơ đồ hóa một quy trình có thể giúp bạn hiểu được quy trình đó một cách dễ dàng, và là cơ sở khi bạn muốn cải thiện quy trình đó.

Bạn có thể sử dụng lưu đồ để:

  • Xác định và phân tích các quy trình
  • Truyền tải các bước của một quy trình cho những người tham gia vào quy trình đó
  • Tiêu chuẩn hóa một quy trình
  • Cải tiến một quy trình nào đó
  • Xác định nút thắt cổ chai hoặc khắc phục một vấn đề.

Cũng bằng việc sử dụng biểu đồ tiến trình, bạn có thể xem xét kĩ hơn mỗi khâu mà không hề cảm thấy bị “ngập” trong cả quy trình đó.

CÁC HÌNH KHỐI SỬ DỤNG KHI VẼ LƯU ĐỒ

Các lưu đồ thường sử dụng 4 loại biểu tượng:

1. Những hình tròn thon dài thể hiện điểm bắt đầu hoặc kết thúc một quy trình

2. Những hình chữ nhật để thể hiện các hướng dẫn hoặc hành động

3. Hình kim cương để làm nổi bật những điểm cần đưa ra quyết định

4. Các hình bình hành được sử dụng để thể hiện các yếu tố đầu vào và đầu ra. Nó có thể là nguyên vật liệu, các dịch vụ hoặc những người tham gia hoặc kết thúc quy trình

Bạn cần gắn mỗi loại hình khối này tương ứng với loại thông tin mà nó thể hiện. Các mũi tên giúp kết nối các hình khối và thể hiện tính thứ tự của quy trình.

Lời khuyên

Có rất nhiều các biểu tượng, hình khối khác ngoài 4 loại đặc trưng được liệt kê ở trên. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng lưu đồ được sử dụng để cung cấp thông tin. Nếu bạn sử dụng những biểu tượng mà chỉ một số ít người có thể hiểu, thì rất có khả năng là thông điệp bạn gửi gắm sẽ thất bại. Hãy luôn giữ mọi thứ đơn giản!

ỨNG DỤNG

Dưới đây là một vài ví dụ về việc bạn có thể sử dụng lưu đồ để tài liệu hóa hoặc cải thiện một quy trình trong kinh doanh:

  • Những lập trình viên có thể sử dụng lưu đồ để vẽ ra những quy trình cần được tự động hóa. Điều này sẽ giúp họ hình dung từng bước cũng như cả quy trình một cách trực quan.
  • Những nhà quản lí có thể sử dụng lưu đồ để ghi lại trình tự các công việc trong một quy trình. Việc này giúp cho những nhân viên không có kinh nghiệm có thể hiểu được quy trình và hoàn thành các công việc theo đúng trình tự.
  • Một tổ chức thương mại công bằng(*) có thể sử dụng lưu đồ để vẽ ra quy trình lấy nguồn nguyên liệu, và để mô tả quá trình biến những nguyên liệu này thành sản phẩm cuối cùng. Một khi quy trình được tài liệu hóa, nó có thể giúp tổ chức chứng thực liệu mỗi nhà cung cấp hay nhà máy tham gia vào quá trình sản xuất có đáp ứng những điều kiện về an toàn lao động và lương cho nhân công hay không.

(*) Thương mại công bằng là một phong trào xã hội có tổ chức để bảo vệ quyền lợi của người nông dân. Tổ chức Thương mại Công bằng Quốc tế (The Fair Trade Labelling Organization International-FLO) chịu trách nhiệm cấp giấy chứng nhận thương mại công bằng cho các công ty, tổ chức đáp ứng điều kiện họ đặt ra.

Như bạn có thể thấy, lưu đồ được ứng dụng theo rất nhiều cách khác nhau. Việc xây dựng các lưu đồ khá là đơn giản và chúng cũng dễ hiểu nữa. Không những thế, lưu đồ cũng chứa đựng rất nhiều thông tin, vì chúng mô tả những quyết định mà bạn sẽ phải tính đến, và những bước cần thực hiện tiếp theo.

Biểu đồ cũng giúp bạn ước lượng về thời gian, và xác định những người cần tham gia trong quá trình ra quyết định. Trong một số lĩnh vực, ví dụ như quản trị chất lượng, biểu đồ này thậm chí được yêu cầu phải có chứng thực của ngành hoặc chính phủ.

TẠO MỘT LƯU ĐỒ NHƯ THẾ NÀO?

Hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Xác định các việc cần làm

Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả những công việc trong một quy trình sắp xếp theo trình tự thời gian. Đặt những câu hỏi như “Việc gì sẽ xảy ra tiếp theo trong quy trình này?” hoặc “Có cần ra quyết định trước khi chuyển sang khâu tiếp theo hay không?” hay “Cần có sự phê duyệt nào trước khi chuyển sang khâu tiếp theo?”

Hãy đặt bản thân bạn trong cách suy nghĩ của người sẽ sử dụng quy trình này. Tốt hơn hết, hãy tham gia trực tiếp bằng cách tự mình thực hành và tuân theo quy trình đó, hoặc không thì hãy làm việc với những người tham gia trực tiếp vào quy trình đó.

Bước 2: Sắp xếp và tài liệu hóa các công việc cần làm

Tiếp theo, hãy bắt đầu lưu đồ của bạn bằng cách vẽ hình tròn thuôn dài và điền chữ  “Bắt đầu” vào đó.

Sau đó, xem xét toàn bộ quy trình và chỉ ra những hành động và các quyết định theo trình tự xảy ra. Kết nối chúng bằng các mũi tên sẽ giúp bạn mô tả được tính trình tự của một quy trình.

Tại điểm mà bạn cần ra quyết định, vẽ mũi tên nối biểu tượng kim cương của điểm đó tới những kết quả có thể xảy ra, và sau đó thêm các quyết định cạnh mỗi mũi tên dẫn ra kết quả tương ứng. Hãy nhớ thể hiện điểm kết thúc quy trình bằng cách sử dụng hình tròn thuôn dài và điền “Kết thúc” vào đó.

(Xem thêm ví dụ cuối bài)

Bước 3: Kiểm tra, chạy thử

Khi bạn đã hoàn thành xong lưu đồ của mình, hãy kiểm tra lại lần hai để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất cứ điều gì.

Xem xét mỗi khâu trong quy trình và tự hỏi bản thân rằng bạn đã đặt các hành động và quyết định trong quy trình theo thứ tự hợp lí hay chưa. Hãy cho những người khác xem biểu đồ của bạn, đặc biệt những người trực tiếp làm việc trong quy trình đó, và hỏi họ xem biểu đồ có dễ hiểu hay không và chạy thử xem nó có hiệu quả hay không.

Bước 4: Thử thách

Nếu bạn muốn cải tiến một quy trình, hãy xem xét các khâu bạn đã xác định và kiểm tra xem có khâu nào không cần thiết hay bị lặp lại hay không. Có khâu nào khác mà bạn cần thêm vào? Và bạn đã giao việc cho đúng người chưa?

Sau đó, tiếp tục xem xét các khâu trong lưu đồ để cải thiện tính hiệu quả. Bạn nên tự hỏi chính bản thân mình mỗi khâu trong quy trình đó có cần không, những yêu cầu kèm theo mỗi bước có còn hiệu lực và liệu có những công nghệ mới nào có thể giúp cải tiến quy trình. Hãy xác định bất cứ nút thắt nào và giải quyết nó để cải thiện quy trình.

PHẦN MỀM VẼ QUY TRÌNH

Dù rằng bạn có thể vẽ lưu đồ thủ công, nhưng sẽ tiện hơn nhiều nếu sử dụng các ứng dụng tạo biểu đồ tiến trình, vì khi đó lưu đồ của bạn sẽ dễ dàng chỉnh sửa hơn và bạn có thể lưu trữ chúng bằng một định dạng có thể xuất ra dễ dàng.

Hãy sử dụng những chương trình như Microsoft Visio hay SmartDraw để tạo những lưu đồ đơn giản và trực quan; hay sử dụng những ứng dụng như Lucidchart hay Gliffy - những ứng dụng giúp tạo lưu đồ trên bất cứ thiết bị nào có kết nối Internet.

Lời khuyên:

Lưu đồ có thể dễ dàng trở nên dài và phức tạp khiến bạn không thể thể hiện chúng chỉ trên một mặt giấy. Đây là lúc bạn có thể sử dụng các “công cụ kết nối” (như các hình tròn được đánh số chẳng hạn) để tạo sự liên kết khi phải chuyển từ trang này sang trang khác. Người sử dụng biểu đồ có thể nhìn theo những con số để theo dõi tiến trình.

(xem thêm ví dụ dưới)

Ví dụ

Lưu đồ sau đây thể hiện các phần của quy trình đơn giản, mô tả quy trình các nhân viên lễ tân tại một công ty chuyển hướng các cuộc gọi đến đúng phòng ban.

 

TỔNG KẾT Ý CHÍNH

Lưu đồ là những biểu đồ đơn giản giúp sơ đồ hóa một quy trình, từ đó bạn có thể dễ dàng cung cấp thông tin cho người khác. Bạn cũng có thể sử dụng lưu đồ để xác định và phân tích một quy trình, xây dựng từng bước và xác định, tiêu chuẩn hóa hay cải tiến quy trình đó.

Để vẽ một lưu đồ, đầu tiên xác định những công việc cần làm và những quyết định phải ra trong một quy trình và viết chúng theo thứ tự. Sau đó, sắp xếp những bước này theo một trình tự hợp lí, sử dụng những biểu tượng thích hợp để thể hiện những hành động cần thực hiện và các quyết định cần ra. Hoàn thiện lưu đồ bằng cách thêm ô “Bắt đầu” và “Kết thúc” để chỉ điểm bắt đầu và kết thúc của quy trình.

Cuối cùng, hãy chạy thử theo tiến trình đó để đảm bảo rằng nó đã thể hiện rõ ràng quy trình, và đó là cách hiệu quả nhất để thực hiện công việc.

 

KHÁCH HÀNG NÓI GÌ VỀ CHÚNG TÔI
Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự

Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự - Công ty TNHH Việt Pan Pacific Thanh Hóa

Việt Pan là đơn vị trong lĩnh vực may mặc của Hàn Quốc, số lượng công nhân hơn 5000 nên việc sử dụng phần mềm nhân sự đã được Ban lãnh đạo quan tâm. Làm việc với đội ngũ Tư vấn và Lập trình KingBee tôi hoàn toàn yên tâm và quyết định chọn KingBee cho công việc quản lý. Tôi đánh giá rất cao về tính tùy biến và hiệu suất làm việc nhanh của KingBee.
Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự

Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự - Nashakiyo Limited

Trước khi sử dụng phần mềm KingBee của Công ty CP Công nghệ ATO chúng tôi đã sử dụng 1 vài phần mềm của đơn vị khác nhưng không đáp ứng hết được các yêu cầu sử dụng. Tôi đánh giá cao tính tùy biến của phần mềm, hơn hết là chất lượng phục vụ sau bán hàng của ATO khiến tôi luôn an tâm.
Mrs Dương - Hành chính nhân sự

Mrs Dương - Hành chính nhân sự - Công ty HJC

Là doanh nghiệp Hàn Quốc hoạt động tại Việt Nam, HJC tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân sự quản lý theo đặc thù yêu cầu. Được biết đến KingBee qua nhiều công ty Hàn Quốc khác, HJC đã lựa chọn sử dụng. Mọi nghiệp vụ hồ sơ, chấm công, tính lương mà KingBee giúp tôi luôn an tâm trong công việc hàng ngày. Bộ phận Support của KingBee chuyên nghiệp, nhanh chóng, nghiệp vụ chuyên môn cao. Cảm ơn KingBee !
Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự

Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự - Công ty Bất động sản New Way

Lúc đầu công ty New Way chỉ mua máy chấm công của KingBee. Sau một thời gian công ty phát triển hệ thống Bắc Nam, số lượng nhân viên cũng tăng lên đòi hỏi cần phần mềm quản lý. Chúng tôi tiếp tục tin tưởng KingBee và triển khai hệ thống đồng bộ. Mọi việc đều rất tốt, phần mềm, đội ngũ hỗ trợ sau bán...
Mr Nghiêm - IT

Mr Nghiêm - IT - Trung tâm chiếu phim quốc gia

Trung tâm chiếu phim Quốc gia là đơn vị đặc thù quản lý nhiều ca, lịch làm việc khác nhau. Nếu như trước kia dùng thủ công rồi nhập vào Excel không quản lý tự động và thống kê chi tiết, chính xác được. Sau khi sử dụng phần mềm quản lý chấm công KingBee mọi việc đều trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết. Mọi thứ đều tự động, hoàn toàn dễ kiểm soát và tự động lập báo cáo khi cần. Sau một thời gian, tôi và bộ phận Nhân sự sử dụng, tôi đánh giá cao và tin tưởng sử dụng KingBee
CHÚNG TÔI Ở ĐÂY ĐỂ PHỤC VỤ BẠN
Tiến Duy
Tư vấn viên - Tiến Duy
0944.774.111
atosoftware5 atosoftware5
Tâm Châu
Tư vấn viên - Tâm Châu
0911.420.566
tamchau@ato.vn
Nguyễn Mỹ
Tư vấn viên - Nguyễn Mỹ
0911.431.566
atosoftware8
Đỗ Hoa
Tư vấn viên - Đỗ Hoa
0911.421.566
atohrm1 atohrm1
© Copyright 2008-2015. KingBee là phần mềm của Công ty CP Công nghệ ATO
0944.774.111 - 096.222.7777