• Thành công hơn với KingBee

Các bước triển khai và áp dụng KPI trong tổ chức

Các bước triển khai và áp dụng KPI trong tổ chức

Các bước triển khai và áp dụng KPI trong tổ chức

Các bước triển khai và áp dụng KPI trong tổ chức
19/11/2015

Key Performance Indicators - Chỉ số đánh giá hoạt động tổ chức, doanh nghiệp. Là công cụ quản lý để đo lường, không chỉ vậy nó còn là đầu vào cho các bước phân tích, xây dựng giải pháp, cải tiến nhằm đạt được mục tiêu cho tổ chức.

KPI là một khái niệm của mô hình mở phi tiêu chuẩn; các tổ chức doanh nghiệp thành công hàng đầu tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, mục tiêu và năng lực vận hành của mình mong muốn xây dựng cho được bộ KPI phù hợp nhất để triển khai t

1. Đặc điểm chỉ số KPI

a. KPI phản ảnh mục tiêu của doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp đặt mục tiêu “đạt doanh thu 1000 tỷ trong năm 2015” có nghĩa các chỉ số KPI sẽ xoay quanh lợi nhuận và các chỉ số tài chính. Chỉ số này phản ánh sứ mệnh, chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp.

b. KPI là thước đo có thể lượng hóa được

Chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. Ví dụ “Sản phẩm được yêu chuộng nhất của mọi gia đình”- đây không phải là chỉ số KPI do không có cách nào đó lường được sự yêu chuộng nhất hay so sánh sự yêu chuộng với các doanh nghiệp khác.
Việc xác định rõ các chỉ số KPI và theo sát các chỉ số này phải chặt chẽ. Đối với KPI “tăng doanh số và lợi nhuận” cần làm rõ các vấn đề như đo lường theo số hợp đồng, số khách hàng, doanh thu được tính theo giá niêm yết hay giá bán thực tế.

c. KPI cần được định nghĩa rõ ràng

Cần phải đặt ra định nghĩa cho mỗi chỉ số KPI, ví dụ như chỉ số “hiệu quả quảng cáo tuyển dụng”, chỉ số này được định nghĩa bằng tổng chi phí/tổng số ứng viên, từ đó sẽ xác định xem để thu được một ứng viên doanh nghiệp mất bao nhiêu đồng, sau đó đặt mục tiêu cho chỉ số KPI ví dụ như “Tăng hiệu quả quảng cáo tuyển dụng thêm 10% trong năm 2014”. Một ví dụ khác mà tất cả các công ty đều gặp là KPI có tên “Doanh thu”, chỉ số này cần phải được định nghĩa “Doanh thu” được tính khi nào? Liệu ký hợp đồng xong đã là được coi là “Doanh thu” hay chưa? Nếu như khách hàng chưa thanh toán thì đây chỉ là “Doanh thu ảo”, chưa kể trường hợp nợ xấu có thể phát sinh, một số doanh nghiệp coi “Doanh thu” được tính sau khi đã thu được tiền, như vậy trong trường hợp này doanh nghiệp định nghĩa “Doanh thu” được tính bằng với lượng tiền thu được căn cứ trên hợp đồng ký với khách hàng, phần tiền chưa thu được nếu như hợp đồng đã được thực hiện đầy đủ được coi là “Phải thu khách hàng”, phần này sau một khoảng thời gian không thu hồi được (Thời gian do công ty định nghĩa) sẽ chuyển thành “Nợ xấu”.

2. Những lợi ích khi sử dụng KPI

  • Chỉ ra thành quả của một mục tiêu bằng số liệu định lượng của công ty, phòng ban, thậm trí là cá nhân.
  • Giúp đưa ra các quyết định nhanh khi có những số liệu đo lường chính xác.
  • Đánh giá thành tích nhân viên sẽ công bằng và cụ thể hơn, qua đó giúp gìn giữ phát triển nhân tài.

3. Triển khai và áp dụng KPI

Đo lường được chỉ số KPI chỉ là một trong những bước thực thi KPI, để hoàn thiện công tác triển khai KPI cần qua 04 bước: đo lường, phân tích, giải pháp và điều chỉnh.

a. Đo lường

  • Nếu có thể, bộ phận thực hiện đo lường nên được thực hiện độc lập để số liệu có tính khách quan, chính xác. Chẳng hạn việc đo lường tỷ lệ lỗi của sản phẩm cần được thực hiện bởi đơn vị độc lập với bộ phận sản xuất, ví dụ như bởi Phòng kiểm định (Nhiều nơi gọi là Phòng KCS).
  • Mục tiêu đưa ra có thể định lượng, đo lường được chính xác bằng con số, diễn ra thường xuyên, hay nói cách khác việc đo lường có tần suất, ví dụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng; Luôn gắn với một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể và thể hiện sự thành công có ý nghĩa then chốt của chủ thể.
  • Sử dụng các công cụ để hỗ trợ đo lường đúng, đồng thời số liệu phải được ghi nhận và thể hiện khi cần một cách trực quan.

Ví dụ dưới đây là mẫu thống kê số lần phàn nàn, so sánh theo từng tháng như chu kỳ thiết lập.

So-sanh-do-luong-KPI

b. Phân tích kết quả

Sau khi có kết quả KPI, các chỉ sổ phàn nàn của khách hàng vậy làm sao có thể xác minh được chính xác nguồn gốc của những lỗi đó. Dưới đây là bảng phân tích và xác minh nguồn gốc, đưa ra các nguyên nhân phàn nàn như tiến độ, giờ giấc, tác phong làm việc,…Những lỗi này do những phòng ban nào liên quan, nguồn gốc xuất phát từ những lỗi này.

Xac-dinh-nguon-goc

c. Giải pháp

Người đứng đầu của mỗi tổ chức có trách nhiệm giám sát việc thực hiện theo dõi KPI, cùng nhân viên đánh giá và đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả ứng với từng KPI. Cụ thể là thời gian để thực hiện những giải pháp đó, ai chịu trách nhiệm thực hiện cho từng phần công việc.

Giai-phap-thuc-hien-iHCM

d. Điều chỉnh/Cải tiến

Các nhà quản lý có trách nhiệm giám sát, đánh giá lại và cải tiến các tiêu chuẩn được đề ra và đề xuất các yêu cầu về nguồn nhân lực, tài chính, công cụ và trang thiết bị cần thiết để làm cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Duy-tri-thuc-hien-KPI

4. Yếu tố thành công

Theo một số chuyên gia quản trị doanh nghiệp, việc áp dụng KPI trong doanh nghiệp là rất cần thiết, đặc biệt là những công ty có chủ trương quản lý theo mục tiêu và định hướng quản lý theo hiệu quả công việc. Tuy nhiên để áp ứng dụng thành công KPI cần chú ý những yếu tố chủ chốt sau đây:

  • Tạo sự thống nhất cao (từ Ban lãnh đạo đến các bộ phận, nhân viên), trong đó lãnh đạo có giá trị cao nhất.
  • Xác định rõ ràng các mục tiêu và chiến lược và các nhân tố then chốt để thành công trong khoảng 3-5 năm tới. Từ đó xác định các khu vực cần có chỉ số đo lường KPI, mục tiêu của các chỉ số đo lường.
  • Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả, phân bổ trách nhiệm, nguồn lực, hạn định thời gian hoàn thành.
  • Truyền thông nội bộ để tất cả các thành viên thấu hiểu và áp dụng tự nguyện, chủ động cho từng mục tiêu của mình.

Team KingBee_Sưu tầm_

KHÁCH HÀNG NÓI GÌ VỀ CHÚNG TÔI
Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự

Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự - Công ty TNHH Việt Pan Pacific Thanh Hóa

Việt Pan là đơn vị trong lĩnh vực may mặc của Hàn Quốc, số lượng công nhân hơn 5000 nên việc sử dụng phần mềm nhân sự đã được Ban lãnh đạo quan tâm. Làm việc với đội ngũ Tư vấn và Lập trình KingBee tôi hoàn toàn yên tâm và quyết định chọn KingBee cho công việc quản lý. Tôi đánh giá rất cao về tính tùy biến và hiệu suất làm việc nhanh của KingBee.
Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự

Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự - Nashakiyo Limited

Trước khi sử dụng phần mềm KingBee của Công ty CP Công nghệ ATO chúng tôi đã sử dụng 1 vài phần mềm của đơn vị khác nhưng không đáp ứng hết được các yêu cầu sử dụng. Tôi đánh giá cao tính tùy biến của phần mềm, hơn hết là chất lượng phục vụ sau bán hàng của ATO khiến tôi luôn an tâm.
Mrs Dương - Hành chính nhân sự

Mrs Dương - Hành chính nhân sự - Công ty HJC

Là doanh nghiệp Hàn Quốc hoạt động tại Việt Nam, HJC tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân sự quản lý theo đặc thù yêu cầu. Được biết đến KingBee qua nhiều công ty Hàn Quốc khác, HJC đã lựa chọn sử dụng. Mọi nghiệp vụ hồ sơ, chấm công, tính lương mà KingBee giúp tôi luôn an tâm trong công việc hàng ngày. Bộ phận Support của KingBee chuyên nghiệp, nhanh chóng, nghiệp vụ chuyên môn cao. Cảm ơn KingBee !
Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự

Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự - Công ty Bất động sản New Way

Lúc đầu công ty New Way chỉ mua máy chấm công của KingBee. Sau một thời gian công ty phát triển hệ thống Bắc Nam, số lượng nhân viên cũng tăng lên đòi hỏi cần phần mềm quản lý. Chúng tôi tiếp tục tin tưởng KingBee và triển khai hệ thống đồng bộ. Mọi việc đều rất tốt, phần mềm, đội ngũ hỗ trợ sau bán...
Mr Nghiêm - IT

Mr Nghiêm - IT - Trung tâm chiếu phim quốc gia

Trung tâm chiếu phim Quốc gia là đơn vị đặc thù quản lý nhiều ca, lịch làm việc khác nhau. Nếu như trước kia dùng thủ công rồi nhập vào Excel không quản lý tự động và thống kê chi tiết, chính xác được. Sau khi sử dụng phần mềm quản lý chấm công KingBee mọi việc đều trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết. Mọi thứ đều tự động, hoàn toàn dễ kiểm soát và tự động lập báo cáo khi cần. Sau một thời gian, tôi và bộ phận Nhân sự sử dụng, tôi đánh giá cao và tin tưởng sử dụng KingBee
CHÚNG TÔI Ở ĐÂY ĐỂ PHỤC VỤ BẠN
Tiến Duy
Tư vấn viên - Tiến Duy
0944.774.111
atosoftware5 atosoftware5
Tâm Châu
Tư vấn viên - Tâm Châu
0911.420.566
tamchau@ato.vn
Nguyễn Mỹ
Tư vấn viên - Nguyễn Mỹ
0911.431.566
atosoftware8
Đỗ Hoa
Tư vấn viên - Đỗ Hoa
0911.421.566
atohrm1 atohrm1
© Copyright 2008-2015. KingBee là phần mềm của Công ty CP Công nghệ ATO
0944.774.111 - 096.222.7777