• Thành công hơn với KingBee

7 cách đơn giản giúp bạn rút ngắn nửa ngày làm việc

7 cách đơn giản giúp bạn rút ngắn nửa ngày làm việc

7 cách đơn giản giúp bạn rút ngắn nửa ngày làm việc

7 cách đơn giản giúp rút ngắn nửa ngày làm việc
23/11/2015

Chúng ta đều muốn làm những gì tốt nhất có thể để đạt được thành công, nhưng lại thường xuyên cảm thấy rằng hiệu suất công việc của mình đang giảm đi cho dù đã dành nhiều thời gian hơn để làm việc.

 

 

Một nghiên cứu mới cho thấy năng suất trong công việc được quyết định bởi cách làm việc thông minh hơn là làm việc một cách cần cù chăm chỉ. Nghiên cứu này điều tra về thói quen tập luyện của các nhạc công, từ đó phát hiện ra rằng một nghệ sỹ violon tập luyện với tinh thần tập trung cao độ trong 4 tiếng liên tục sẽ đạt hiệu quả cao hơn một người tập luyện trải dài trong 7 giờ đồng hồ.

Vậy điều này có ý nghĩa như thế nào đối với bạn?

Trước tiên: hãy dừng việc cứ 5 phút lại kiểm tra điện thoại một lần và cứ 10 phút lại kiểm tra email một lần. Nếu bạn hoàn toàn tập trung vào công việc thì bạn sẽ rút ngắn được khoảng thời gian để hoàn thành nó. Đổi lại, bạn sẽ có thể về sớm và dành nhiều thời gian cho bản thân hơn.

Dưới đây là 7 cách giúp bạn hoàn thành sớm công việc để dành thêm thời gian cho bản thân:

1. Đi sớm, về sớm

Buổi sáng sớm, khi không gian xung quanh vẫn còn tĩnh lặng và năng lượng của bạn còn dồi dào, là lúc để đạt hiệu suất công việc cao nhất. Nhiều người cho biết họ có thể tan làm sớm 2 tiếng bằng cách bắt đầu công việc sớm hơn 1 tiếng mỗi ngày.

2. Luôn tập trung và làm việc có cân nhắc

Có một câu châm ngôn rằng 20% những gì bạn làm sẽ quyết định 80% kết quả công việc của bạn. Hãy học cách bỏ qua những thứ gây xao nhãng; bạn không cần thiết phải phản hồi tất cả mọi thứ. Đừng kiểm tra email, điện thoại hay cập nhật tin tức – không gì quan trọng bằng công việc mà bạn đang phải hoàn thành. Hãy coi thời gian như tiền bạc của bạn và tiết kiệm nguồn lực đó.

3. Lưu tâm đến những ưu tiên của bạn

Chúng ta đều có xu hướng thực hiện những công việc thú vị và dễ thở hơn, nhưng để đạt hiệu suất cao thì cần bắt đầu từ công việc quan trọng nhất. Hãy biến nó thành việc cấp bách nhất và đương đầu với nó trước tiên – sau đó bạn có thể giải quyết những công việc nhẹ nhàng hơn.

4. Không làm nhiều việc cùng một lúc

Khi bạn cố gắng làm 10 công việc trong cùng một lúc, kết quả là sẽ không có việc nào bạn làm tốt cả. Làm nhiều việc cùng lúc sẽ giảm tiến độ của bạn, đồng thời hạn chế khả năng xử lý và lưu giữ thông tin của bạn. Vì vậy, thay vào đó, hãy xử lý từng công việc một, và hoàn thành chúng thật tốt.

5. Kiểm soát sự gián đoạn

Mọi sự gián đoạn dù nhanh đến đâu cũng đều đồng nghĩa với việc bạn phải dành thêm một ít thời gian để lấy lại sự tập trung ban đầu. Do đó, hãy dành ra một khoảng thời gian cụ thể trong thời gian biểu của bạn để mọi người có thể đến trao đổi về các vấn đề liên quan đến công việc, và bảo đảm sự tập trung cao độ cho bản thân trong những khoảng thời gian còn lại.

6. Quản lý email một cách hiệu quả

Hầu hết mọi người đều dành quá nhiều thời gian để kiểm tra và trả lời email. Tuy nhiên, có những cách có thể biến công việc này bớt tốn thời gian và bớt gây xao nhãng hơn:

• Vạch ra những khoảng thời gian cụ thể cho việc kiểm tra và trả lời email, lý tưởng nhất là khi năng suất làm việc của bạn có chiều hướng giảm. Đồng thời thông báo cho mọi người về lịch làm việc của bạn để họ biết khi nào bạn sẽ có thời gian để phản hồi email.

• Tạo thư mục “Cấp bách” và “Đọc sau” để xử lý email. Tắt các thông báo khi có email mới.

• Xóa hoặc lưu trữ những email không cần thiết.

• Tắt hộp thư nhằm tránh mở ra nhiều lần trong khi làm việc.

7. Ngăn nắp trong công việc

Làm việc có tổ chức là một cách hữu hiệu giúp bạn tiết kiệm thời gian, đồng thời đóng một vai trò quan trọng đối với những gì mà bạn đạt được. Kể cả bạn phải dành vài tiếng đồng hồ để sắp xếp lại công việc một cách có trật tự, bạn cũng sẽ nhanh chóng được đền đáp xứng đáng.

Những người có hiệu suất công việc cao đã tạo ra các hệ thống giúp họ luôn theo sát được tiến độ công việc. Dưới đây là một ví dụ về một hệ thống mang tên 5S – dựa trên 5 từ có nguồn gốc từ tiếng Nhật:

• Seiri (Sort): Sắp xếp một lượt không gian làm việc của bạn và loại bỏ những gì không cần thiết như những đống lộn xộn, giấy tờ, email, sách, v..v.. – tất cả những gì có thể khiến cho bạn bị xao nhãng.

• Seiton (Set in order): Một khi bạn chỉ còn lại những vật dụng cần thiết, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự và đặt vào những nơi dễ lấy và dễ tìm.

• Seiso (Systematic cleaning): Giữ cho không gian làm việc luôn sạch sẽ để tạo cảm giác thoải mái và yên bình khi làm việc.

• Seiketsu (Standardized cleanup): Dọn dẹp hàng ngày để những vật dụng cần thiết luôn ở đúng vị trí thuận tiện cho bạn.

• Shitsuke (Sustain): Đây có thể là phần việc khó nhất – duy trì tất cả những công việc trên cho tới khi chúng trở thành thói quen của bạn.

Làm việc có tổ chức, tự thiết lập hệ thống để làm việc, và tránh làm nhiều việc cùng một lúc không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc sớm hơn mà còn cho bạn thêm nhiều thời gian dành cho bản thân và những người mà bạn yêu quý. Điều quan trọng không phải là bạn có thêm thời gian, mà là biến những khoảng thời gian của bạn trở nên có ý nghĩa.

 

_Sưu tầm: Team KingBee_

KHÁCH HÀNG NÓI GÌ VỀ CHÚNG TÔI
Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự

Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự - Công ty TNHH Việt Pan Pacific Thanh Hóa

Việt Pan là đơn vị trong lĩnh vực may mặc của Hàn Quốc, số lượng công nhân hơn 5000 nên việc sử dụng phần mềm nhân sự đã được Ban lãnh đạo quan tâm. Làm việc với đội ngũ Tư vấn và Lập trình KingBee tôi hoàn toàn yên tâm và quyết định chọn KingBee cho công việc quản lý. Tôi đánh giá rất cao về tính tùy biến và hiệu suất làm việc nhanh của KingBee.
Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự

Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự - Nashakiyo Limited

Trước khi sử dụng phần mềm KingBee của Công ty CP Công nghệ ATO chúng tôi đã sử dụng 1 vài phần mềm của đơn vị khác nhưng không đáp ứng hết được các yêu cầu sử dụng. Tôi đánh giá cao tính tùy biến của phần mềm, hơn hết là chất lượng phục vụ sau bán hàng của ATO khiến tôi luôn an tâm.
Mrs Dương - Hành chính nhân sự

Mrs Dương - Hành chính nhân sự - Công ty HJC

Là doanh nghiệp Hàn Quốc hoạt động tại Việt Nam, HJC tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân sự quản lý theo đặc thù yêu cầu. Được biết đến KingBee qua nhiều công ty Hàn Quốc khác, HJC đã lựa chọn sử dụng. Mọi nghiệp vụ hồ sơ, chấm công, tính lương mà KingBee giúp tôi luôn an tâm trong công việc hàng ngày. Bộ phận Support của KingBee chuyên nghiệp, nhanh chóng, nghiệp vụ chuyên môn cao. Cảm ơn KingBee !
Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự

Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự - Công ty Bất động sản New Way

Lúc đầu công ty New Way chỉ mua máy chấm công của KingBee. Sau một thời gian công ty phát triển hệ thống Bắc Nam, số lượng nhân viên cũng tăng lên đòi hỏi cần phần mềm quản lý. Chúng tôi tiếp tục tin tưởng KingBee và triển khai hệ thống đồng bộ. Mọi việc đều rất tốt, phần mềm, đội ngũ hỗ trợ sau bán...
Mr Nghiêm - IT

Mr Nghiêm - IT - Trung tâm chiếu phim quốc gia

Trung tâm chiếu phim Quốc gia là đơn vị đặc thù quản lý nhiều ca, lịch làm việc khác nhau. Nếu như trước kia dùng thủ công rồi nhập vào Excel không quản lý tự động và thống kê chi tiết, chính xác được. Sau khi sử dụng phần mềm quản lý chấm công KingBee mọi việc đều trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết. Mọi thứ đều tự động, hoàn toàn dễ kiểm soát và tự động lập báo cáo khi cần. Sau một thời gian, tôi và bộ phận Nhân sự sử dụng, tôi đánh giá cao và tin tưởng sử dụng KingBee
CHÚNG TÔI Ở ĐÂY ĐỂ PHỤC VỤ BẠN
Tiến Duy
Tư vấn viên - Tiến Duy
0944.774.111
atosoftware5 atosoftware5
Tâm Châu
Tư vấn viên - Tâm Châu
0911.420.566
tamchau@ato.vn
Nguyễn Mỹ
Tư vấn viên - Nguyễn Mỹ
0911.431.566
atosoftware8
Đỗ Hoa
Tư vấn viên - Đỗ Hoa
0911.421.566
atohrm1 atohrm1
© Copyright 2008-2015. KingBee là phần mềm của Công ty CP Công nghệ ATO
0944.774.111 - 096.222.7777