• Thành công hơn với KingBee

Hưỡng dẫn 1

Hưỡng dẫn 1

Hưỡng dẫn 1

Hưỡng dẫn sử dụng Phần mềm nhân sự KingBee

1.      Chức năng chính

-          Chức năng hệ thống

-          Chức năng quản lý hồ sơ nhân sự

-          Chức năng quản lý danh mục chung

-          Chức năng chấm công

-          Chức năng tính lương

-          Chức năng báo cáo

 

Sơ đồ chức năng chính của hệ thống:

2.      Chức năng hệ thống

Chức năng hệ thống: là chức năng mà chủ yếu dành cho người quản lý hệ thống thao tác, để phân quyền cho các user trong hệ thống.

Bao gồm:

-          Đăng nhập

-          Đổi mật khẩu

-          Phân quyền: Dành cho người quản trị hệ thống        

Chi tiết các chức năng:

a.      Đăng nhập:

Cho phép người dùng đăng nhập hệ thống với tên đăng nhập và mật khẩu đăng nhập. Khi đang sử dụng chương trình người dùng chọn chức năng đăng nhập thì hệ thống mặc định người dùng đã đăng xuất khỏi chương trình, người dùng phải đăng nhập lại để tiếp tục sử dụng phần mềm.

b.      Đổi mật khẩu:

 Sau khi được Admin cấp cho mật khẩu để đăng nhập hệ thống, người dùng có thể đổi được mật khẩu theo cách riêng của mỗi người.

 

c.       Phân quyền:

Người quản trị hệ thống sẽ có quyền dùng chức năng này để phân quyền đến từng người dùng.

Bao gồm:

-          Thêm, sửa, xóa nhóm người dùng

-          Thêm, sửa, xóa người dùng

-          Phân quyền chi tiết đến nhóm người dùng, người dùng theo từng chức năng của hệ thống.

Ví dụ: Người dùng có tên đăng nhập: User được người quản trị hệ thống phân quyền như sau:

-          Có tất cả quyền đối với chức năng Chấm công

-          Quyền xem chức năng Tính lương

-          Quyền xem, xóa chức năng Báo cáo

Sau khi được phân quyền như trên thì người dùng này đăng nhập hệ thống chỉ sử dụng được các chức năng đã được phân quyền, nếu người vẫn chọn các chức năng khác thì hệ thống sẽ đưa thông báo không có quyền truy cập.

 

3.      Chức năng quản lý hồ sơ nhân sự

 

Hình 1: Hồ sơ nhân sự

a.      Quản lý hồ sơ

-          Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: mã số nhân viên, tên nhân viên, năm sinh, quê quán, phòng ban, chức vụ, số chứng minh nhân dân, ngày vào làm, chức danh nghề nghệp, chức danh công tác, chỗ ở, đơn vị…

-          Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình: hệ thống quản lý thông tin quan hệ gia đình của mỗi nhân viên để xác định người phụ thuộc từ đó tính giảm trừ thuế thu nhập cá nhân cho mỗi nhân viên.

-          Quản lý chi tiết thông tin trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học, chính trị

-          Quản lý quá trình diễn biến lương- phụ cấp:

  • Theo dõi quá trình phát sinh lương của người lao động
  • Theo dõi thông tin lương tại thời điểm bất kỳ nào của lao động, xác định lương tại thời điểm hiện tại.
  • Theo dõi các loại phụ cấp đang được áp dụng, xác định loại phụ cấp hết hạn

-          Quản lý quá trình công tác: Trong quá trình công tác người lao động có thể điều điều chuyển công tác theo các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm. Mỗi khi có quyết định sẽ phát sinh dữ liệu tại quá trình công tác.

-          Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật

-          Quản lý thông tin về quá trình đào tạo

  • Lập kế hoạch về theo dõi thực hiện kế hoạch đào tạo cho đội ngũ cán bộ nhân viên công ty.
  • Theo dõi quá trình đào tạo, chi phí thực hiện công tác đào tạo
  • Theo dõi việc tạm ứng và thanh toán chi phí đào tạo của từng nhân viên

-          Quản lý về điều chuyển lao động:

  • Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trong nội bộ công ty thông qua các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển…
  • Theo dõi được tại thời điều bất kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban, bộ phận nào

-          Quản lý các chính sách cho người lao động:

  • Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
  • Theo dõi chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản.

b.      Quản lý Hợp đồng

-          Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng thử việc, tập sự, chính thức có thời hạn, không xác định thời hạn…

-          Theo dõi gia hạn hợp đồng.

-          Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng.

-          Hỗ trợ hệ thống cảnh báo các hợp đồng sắp hết hạn để giúp người quản lý có kế hoạch gia hạn hợp đồng mới.

 

c.       Quản lý các quyết định

-          Quản lý toàn bộ hệ thống quyết định (được xây dựng theo đặc điểm quản lý của mỗi đơn vị).

-          Hệ thống cho phép tạo các quyết định cho nhiều nhân viên theo cùng một lúc.

d.      Quản lý tuyển dụng

-          Quản lý chi tiết hồ sơ ứng viên dự tuyển.

-          Theo dõi trạng thái của mỗi hồ sơ ứng viên: đang liên hệ, phỏng vấn, trúng tuyển, không trúng tuyển.

-          Khi ứng viên trúng tuyển hồ sơ ứng viên được cập nhật vào hồ sơ nhân viên chính thức một cách tự động.

4.      Quản lý Danh mục chung

Chức năng quản lý danh mục chung chủ yếu là tính năng Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm,kết xuất, kết nhập. Tất cả các khai báo danh mục liên quan đến hệ thống đều được khai báo tại đây

Bao gồm:     

Danh mục nhân viên Danh mục bệnh viện
Danh mục bậc thợ Danh mục tỉnh thành
Danh mục ca làm việc
Danh mục vị trí ứng tuyển
Danh mục ngày nghỉ Danh mục đợt tuyển dụng
Danh mục loại nghỉ phép Danh mục quan hệ gia đình
Danh mục máy chấm công
Danh mục quyết định
Danh mục thẻ Danh mục phòng,ban....

 

5.      Chức năng Chấm công

 

Hình 2: Bảng chấm công

-          Tích hợp máy chấm công vân tay, thẻ

-          Quản lý thông tin máy chấm công: đẩy dữ liệu nhân viên lên máy chấm công, xóa dữ liệu.

-          Hệ thống cho phép tải dữ liệu máy chấm công về phần mềm (dữ liệu scan thẻ/vân tay của nhân viên).

-          Chấm công cho toàn bộ nhân viên, hoặc chấm công cho từng nhân viên sau khi đã có thông tin scan thẻ của nhân viên.

-          Hệ thống tự động xử lý trên dữ liệu scan của nhân viên,

  • Căn cứ vào giờ làm việc của ca làm tự động tính muộn sớm cho nhân viên
  • Làm thêm giờ nếu có đăng ký,
  • Giờ làm vào ca đêm (22h – 6h)
  • Tự động kiểm tra đăng ký nghỉ để tính công trong ngày cho nhân viên.

-          Sau khi bảng chấm công được lập hệ thống cho phép sửa các thông tin trong bảng chấm công, các dữ liệu bị sửa sẽ được hệ thống đánh dấu, lưu vết ngày sửa, người sửa.

-          Hệ thống hỗ trợ tính năng lọc dữ liệu chấm công cho phép người dùng xem thông tin chấm công theo từng nhân viên.

-          Quản lý ca làm việc của đơn vị

-          Quản lý lịch làm việc, theo dõi, phân lịch làm việc theo ca, nhóm

-          Quản lý quá trình chuyển ca của nhân viên: chuyển tạm thời, chuyển vĩnh viễn.

-          Quản lý thẻ chấm công của nhân viên: phát hành thẻ mới, đổi thẻ, chuyển thẻ.

 

6.  Chức  năng Tính lương

 

 

Hình 3: Bảng lương

a.      Quản lý tiền lương cho lao động gián tiếp

- Áp dụng tính lương cho các nhân viên văn phòng làm việc theo giờ hành chính.

- Cập nhật ngày công thực tế làm viêc, ngày nghỉ, nghỉ ốm, đi học

- Chương trình tự động tính các khoản lương, thưởng…

b.      Quản lý tiền lương cho người lao động hưởng lương khoán doanh thu:

- Áp dụng cho các bộ phận hưởng lương theo tỷ lệ doanh thu do thực hiện hiệu quả trong các công tác sản xuất kinh doanh.

- Cập nhật doanh thu phân bổ theo từng bộ phận

-  Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học.

-  Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số hưởng lương doanh thu của từng nhân viên.

c.       Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm

-  Áp dụng cho các bộ phận hưởng lương chế độ khoán sản phẩm.

-  Cập nhật giá trị tiền lương được hưởng căn cứ theo số lượng và đơn giá của sản phẩm hoàn thành đã thực hiện được của từng bộ phận.

-  Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học…

-  Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số công việc của từng nhân viên.

 

d.      Quản lý tiền lương cho lao động trực tiếp

-  Áp dụng cho các bộ phận trực tiếp sản xuất, hưởng lương theo kết quả hoàn thành trong từng công đoạn sản xuất.

-  Cập nhật số lượng công đoạn hoàn thành cho từng nhân viên.

-  Cập nhật ngày công thực tế, ngày nghỉ.

-  Tự động tính toán phân bổ lương theo số lượng, đơn giá công đoạn tiền lương cho từng nhân viên.

e.       Quản lý tiền lương cho bộ phận chỉ đạo sản xuất

-  Áp dụng cho các cán bộ chỉ đạo, các chức danh quản lý trong dây chuyền sản xuất

-  Cập nhật giá trị thanh toán tiền lương của bộ phận sản xuất

-  Cập nhật ngày công thực tế, ngày nghỉ.

-  Tự động tính toán phân bổ lương theo tỷ lệ hưởng lương và hệ số công việc cho từng nhân viên.

 

7. Chức năng báo cáo

 

Chức năng báo cáo cho phép báo cáo tất cả các vấn đề  liên quan đến nhân sự như:

  • Nhóm báo cáo liên quan đến Nhân sự: Hồ sơ nhân sự, tình hình tăng giảm nhân sự….
  • Nhóm báo cáo liên quan đến Tuyển dụng
  • Nhóm báo cáo liên quan đến Đào tạo
  • Nhóm báo cáo tình hình Chấm công
  • Nhóm báo cáo về hệ thống Bảng lương
  • Nhóm báo cáo Bảo hiểm – Thuế TNCN

 Người dùng thiết lập các báo cáo theo các điều kiện báo cáo và xuất báo cáo hướng in trên giấy hoặc file dữ liệu. Các báo cáo được thể hiện theo nhiều định dạng file: Microsoft Word (.doc), Excel (.xls), Acrobat (.pdf)

Ngoài ra hệ thống có thể đưa ra các cảnh báo cho người dùng, chẳng hạn cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn, cảnh báo nhân sự sắp đến sinh nhật… Tùy theo yêu cầu của đơn vị sử dụng phần mềm hệ thống sẽ đưa ra các cảnh báo tương ứng.

Danh Mục Tài Liệu
Các Bài Hướng Dẫn Khác
KHÁCH HÀNG NÓI GÌ VỀ CHÚNG TÔI
Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự

Mr Thi - Trưởng phòng nhân sự - Công ty TNHH Việt Pan Pacific Thanh Hóa

Việt Pan là đơn vị trong lĩnh vực may mặc của Hàn Quốc, số lượng công nhân hơn 5000 nên việc sử dụng phần mềm nhân sự đã được Ban lãnh đạo quan tâm. Làm việc với đội ngũ Tư vấn và Lập trình KingBee tôi hoàn toàn yên tâm và quyết định chọn KingBee cho công việc quản lý. Tôi đánh giá rất cao về tính tùy biến và hiệu suất làm việc nhanh của KingBee.
Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự

Mr Tagashi - Giám đốc nhân sự - Nashakiyo Limited

Trước khi sử dụng phần mềm KingBee của Công ty CP Công nghệ ATO chúng tôi đã sử dụng 1 vài phần mềm của đơn vị khác nhưng không đáp ứng hết được các yêu cầu sử dụng. Tôi đánh giá cao tính tùy biến của phần mềm, hơn hết là chất lượng phục vụ sau bán hàng của ATO khiến tôi luôn an tâm.
Mrs Dương - Hành chính nhân sự

Mrs Dương - Hành chính nhân sự - Công ty HJC

Là doanh nghiệp Hàn Quốc hoạt động tại Việt Nam, HJC tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân sự quản lý theo đặc thù yêu cầu. Được biết đến KingBee qua nhiều công ty Hàn Quốc khác, HJC đã lựa chọn sử dụng. Mọi nghiệp vụ hồ sơ, chấm công, tính lương mà KingBee giúp tôi luôn an tâm trong công việc hàng ngày. Bộ phận Support của KingBee chuyên nghiệp, nhanh chóng, nghiệp vụ chuyên môn cao. Cảm ơn KingBee !
Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự

Mr Hoàng - Giám đốc nhân sự - Công ty Bất động sản New Way

Lúc đầu công ty New Way chỉ mua máy chấm công của KingBee. Sau một thời gian công ty phát triển hệ thống Bắc Nam, số lượng nhân viên cũng tăng lên đòi hỏi cần phần mềm quản lý. Chúng tôi tiếp tục tin tưởng KingBee và triển khai hệ thống đồng bộ. Mọi việc đều rất tốt, phần mềm, đội ngũ hỗ trợ sau bán...
Mr Nghiêm - IT

Mr Nghiêm - IT - Trung tâm chiếu phim quốc gia

Trung tâm chiếu phim Quốc gia là đơn vị đặc thù quản lý nhiều ca, lịch làm việc khác nhau. Nếu như trước kia dùng thủ công rồi nhập vào Excel không quản lý tự động và thống kê chi tiết, chính xác được. Sau khi sử dụng phần mềm quản lý chấm công KingBee mọi việc đều trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết. Mọi thứ đều tự động, hoàn toàn dễ kiểm soát và tự động lập báo cáo khi cần. Sau một thời gian, tôi và bộ phận Nhân sự sử dụng, tôi đánh giá cao và tin tưởng sử dụng KingBee
CHÚNG TÔI Ở ĐÂY ĐỂ PHỤC VỤ BẠN
Vũ Thị Ngọc Hà
Tư vấn viên - Vũ Thị Ngọc Hà
0928.58.88.28
Atosoftware10
© Copyright 2008-2015. KingBee là phần mềm của Công ty CP Công nghệ ATO
0928.85.80.88 - 096.222.7777